Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?

Căn cứ theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về xử lý hóa đơn có sai sót như sau:

Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót

….

2. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót thì xử lý như sau:

…..

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hóa đơn điện tử như sau:

b1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

……

Như vậy, hoá đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau như sau:

Tiêu chí	Hoá đơn điều chỉnh	Hóa đơn thay thế
Cách thức sửa chữa	Cập nhật thông tin sai sót trên hóa đơn gốc.(Ví dụ: F0 sai và điều chỉnh ra F1 nhưng F1 lại sai thì quay về F0 điều chỉnh tiếp tục, Fn lần vẫn quay về F0 để điều chỉnh)	Lập hóa đơn mới hoàn toàn để thay thế cho hóa đơn cũ.(Ví dụ: F0 sai và thay thế ra F1 nhưng F1 lại sai thì từ F1 lập thay thế, không thể quay về F0 lập thay thế được vì F0 lúc này tương dương hóa đơn xóa bỏ không có giá trị)
Hình thức thể hiện	Giữ nguyên mẫu số hóa đơn gốc, bổ sung thông tin điều chỉnh. (F0 và F1 đều có giá trị)	Mẫu số mới, khác với hóa đơn gốc. (F0 sẽ không có giá trị thay thế hoàn toàn bằng F1)
Số lượng phát hành	Có thể phát hành nhiều lần để điều chỉnh nhiều sai sót trên cùng một hóa đơn gốc.	Chỉ phát hành 1 lần để thay thế cho hóa đơn gốc.
Nội dung trong hoá đơn sau khi điều chỉnh/thay thế	Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”	Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Lưu ý:

1/ Nếu đã lập điều chỉnh mà sai thì chỉ có thể điều chỉnh tiếp tục không được lập thay thế. Đối với HD thay thế sai cũng tương tự

2/ Nếu HD đã kê khai thuế mà phát hiện sai sót, nhưng sai sót không làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế được khấu trừ thì tốt nhất là nên lập HD điều chỉnh, không nên lập HD thay thế vì sẽ làm ảnh hưởng đến tiền thuế phải nộp, tiền thuế đươc khấu trừ dẫn đến phát sinh tờ khai bổ sung, bản giải trình với thuế

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế so sánh chi tiết

1. Căn cứ pháp lý

Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC

2. Nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Không được xóa hoặc sửa trực tiếp trên hóa đơn gốc. Phải lập hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế
Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế phải có dòng ghi chú tham chiếu đến số và ký hiệu của hóa đơn gốc bị sai sót.
Nếu điều chỉnh tăng → kê khai bổ sung thuế GTGT tăng.
Nếu điều chỉnh giảm → kê khai giảm doanh thu và thuế GTGT.